ひと段落ついたので、娘（小５）に勧められた本を読んでいます。
だいぶ前から勧められていたのですが、ようやく読む余裕ができました。
大学の図書館で借りました笑
オンラインで予約し、工学部の図書館から、教育の図書館経由で、郵送で自宅に届きました。
ありがたいことです。
娘は今日学校であったビブリオバトルで、「かがみの孤城」で戦い、見事優勝したそうです。さすが笑
さて、今日は前回のリーダーシップ編に続き、
実践編です。
めっちゃ長くなってしまいました。結構参考になると思うので、ぜひ最後まで読んでください！
準備
リーダーMTG
実質、各部署のリーダーが集まって行なったリーダーMTGは３回でした。 zoomで行なっています。
オンラインだと意見交換などを活発に行いづらいのですが、概ねうまくやれたかなと思っています。
ちなみに、小中高は対面で授業を行っていますが、未だ多くの大学・大学院はオンラインで行っているのが現状です。
現職の院生のことを考えると、教職大学院とオンラインの相性は抜群にいいと思いますが、それでも、大学教育だけがオンラインで行われるこの現状については、いささか疑問を感じますね。
小中高に限らず、会社もリモートではなく、出社している企業が多いですよね。なぜ大学だけが？？？
話はそれましたが、各担当部署でのMTGをした上で、リーダーMTGを行うという流れでした。
ほぼほぼ適切な回数と内容だったと思いますが、全員の予定を合わせるのが、難しかった面はありました。
また、ミーティング内容は、Googleスライドで共有し、後で、リーダー以外のM1院生にメールで共有しました。スライドを共有できるのは、大きなメリットですね。毎回打ち合わせしたことをどんどん書き足していけるので、便利です。
ただ、更新状況をわかるようにしておかないと、どこが新しい情報なのか、わからなくなってしまう面はありますね。
リハーサル
運営のみで、本番を想定したリハーサルを2週間前に行いました。
ちょうど集中講義があったので、その授業の合間に実施しました。
このリハーサルは、運営の確認ができたことは、もちろんよかったのですが、
それ以上に、院生同士のインフォーマルなコミュニケーションをとれたことが大きかったなと思っています。
どういうことかというと、発表者の代わりにM1の院生の中で、臨機応変に適当なスライドを画面共有してもらって、擬似発表を行ってもらいました。その上で、運営のリハを行いました。
そうしたら、これはまったく予想していなかったことなのですが、みなさんめちゃくちゃ面白いスライドを用意してくださって、とっても笑い合えるものでした。
ある擬似発表のスライドでは、「LOVE」について書かれた英語の文章が提示されていて、
「この愛の形についてどう思いますか？？」みたいなやりとりがなされていました。
めっちゃ笑わせてもらいました。
普段は、オンラインでの授業ばかりだったので、みなさん授業なので真面目に意見をする場面しかなかったんですよね。授業後に雑談したりすることが少なかったのです。
しかし、今回リハーサルとはいえ、遊びの要素を盛り込んでくれたおかげで、すごく笑わせてもらって、お互いの関係性を高めるきっかけになりました。
以前もブログで書きましたが、インフォーマルなやりとり大事ですよね
広報活動
今回の裏のミッションの１つとして、「少しでも多くの学外の人を集めよう！」というものがありました。
もともと、この報告会は、所属先などお世話になった方々に報告をすることが主旨なのですが、今回はオンラインということもあり、少しでも多くの人や大学院と繋がりたいと考えました。
そこで、運営リーダーを中心に、広報活動の作戦を練り、M１の院生に情報発信を依頼しました。
具体的には、大学の報告会についてアップされているホームページと、報告会のビラを各所属校はもちろん、院生それぞれのSNSで発信。
また、Twitterでの発信向けのために、運営サブリーダーのストマスの院生が、ビラを作り直してくれました（Illustratorで作成。さすがです）。
そういった努力もあり、例年は一般参加者40名程度のところ、今回は120名もの一般参加者を集めることができました！（もちろんオンラインの恩恵は計り知れないですが）
院生と大学院の教授陣を入れるとのべ180名くらいの参加者となりました。素晴らしい。
本番
とにかく運営は裏方なので、目立たないように行うことを大事にしました。
報告会全体の流れ
今回の報告会は zoomでの完全オンライン。
オンライン会議のツールは他にも、Google meet やMicrosoft Teams などありますが、本学ではこれまでzoomで授業を行ってきたこともあり、zoomを使用しました。
他の大学院のzoomでの発表会などでは、発表会場ごとにULR（zoom会場）が用意されているものもありましたが、私たちの報告会は、zoomのURLは１つだけで、発表はブレイクアウトセッションで、各自移動していただく形をとりました。これはよかったと思います。
発表会場は全部で３つ設定。（room1,2,3）
今の zoomの機能では、事前に部屋を設定し、各自が好きなブレイクアウトルームを選んで、移動することができます。便利ですよね。
この機能があるので、zoomは使いやすいですね。今年度の４月当初は、 ホストが割り振らないと、ブレイクアウトルームに移動できなかったんですが、自分で選べるようになってから、めっちゃ便利になりました。
当日数名がうまく移動できず、ホスト側で移動しましたが、あとはほぼ問題なく、各自移動することができたように思います。
メインルーム
まず zoomにログインすると入るのがメインルームですが、 zoom担当リーダー（技術化の現職院生）が、案内のスライドを作ってくれました。
非常にクオリティが高く、説明がとてもわかりやすかったので、その後のブレイクアウトルームへの移動などがスムーズに行えたように思います。また、BGMも流してくれて、すごくよかったですね。
発表会場での流れ
各発表会場についてはファシリテータ担当のリーダー・サブリーダー（ストマス）を中心に運営が行われました。実際に実施したことは次のようなことになります。
準備したもの
発表者紹介、注意事項などを載せたスライド
「発表前に画面共有する案内のスライドあるといいかなー」って投げかけはしたんですが、こちらが考えている以上に素晴らしいものを作ってきてくれて、報告会の格式が確実に上がりましたね。
また、以下に書いた「質疑応答のGoogleスライド」と「感想記入フォーム」のQRコードをつけてくれたので、非常に使いやすかったですね。
質疑応答の文字起こしスライド
12月に行われた修論審査会の折に、質疑応答の内容が聞き取りづらかったという反省があったため、ファシリテータのチームで、「参加者からの質疑と発表者の回答を、リアルタイムで文字に起こす。」という実践を試みました。具体的にはGoogleスライドのULRを参加者に対して、共有して、質疑応答の際に、見ながら議論ができるというものでした。
実際にこのスライドを使用していた参加者は1/5くらいでしたが、非常に良い取り組みだったと思います。また後に記録として残るので、発表者にとってもよかったと思います。
感想記入フォーム
その場で質問できなかった人、または発表者へのメッセージを書き込むことのできるGoogleフォームも用意しました。これもすごくよかったなと思います。
運営担当者は、「自分だったら後で参加者からのメッセージを読むことができたら嬉しい」と、発表者目線で考えた上で、このフォームを作成しました。こういう視点ほんと大事だなと思います。
実際に、40通ほどの心温まる感想が寄せられ、やってよかったなと感じています。
感想は発表者に共有します。
画面録画
また非常に重要な役割として、発表の画面を録画してもらいました。これも後で各発表者に共有する予定です。
ファシリテーターの役割
上記のようなことを総合的に行ってくれたのが、ファシリテータな訳ですが、本番では次のような流れでファシリテートしてくれました。
- 発表者紹介、注意事項を書いたスライドを事前に提示
- 開始時間１分前に、上記スライドを使いながらアナウンス
- 発表
- 発表後に質疑応答のファシリテート
- 終了後に感想などの記入を促すアナウンス
私は、３つの発表会場をMacBook、iPad、iPhoneでログインして、同時に見ていたのですが、オンタイムで同時に始まり、各会場同じ流れでアナウンスされていて、本当に素晴らしかったです。
非常にクオリティの高いものでした。アナウンスの台本も何度も検討して用意してくれました。
オンラインでの質疑応答は、発言が難しく、苦戦したところもなかったとはいえませんが、それでもなんとかできていたように思います。
ちなみに今回の質疑は
- 一般参加者
- 大学院の先生方、院生
の順番で指名していただくようにお願いしてありました。
質疑が出ない場合などで、M1の院生が質問をしてくれていたので、どうにかやれていたように感じます。本当にありがたかったです。
後でいただいた反省のアンケートでも書かれていましたが、オンラインでの活発な意見交換を行うためには、今後もう少し検討が必要だなと思います。空気感というか、間が難しいんですよね。
画面共有について
今回の運営でこだわったことのひとつが画面共有のやり方です。
最近の zoomのアップデートで、音声、動画が滑らかに配信できるようになりました。
具体的には共有画面をする際に、
「コンピューターの音声を共有」「ビデオクリップ用に最適化」にチェックを入れます。
「コンピューターの音声を共有」にチェックが入っていないと音声が流れないです。
他にも流す方法はあるんですが、この方法だと非常にクリアな音声が流れます。
「ビデオクリップ用に最適化」にチェックを入れると動画が滑らかに再生するんです。
これにより元の画質に関係なく割とスムーズに動画が動きます。
このことを確認するために、自分で zoomを開いて、何度も検証しましたね。
YouTubeとかの４K動画を再生しても、自動的に最適化されて、滑らかな動画が再生されます。
１年間 zoomを使ってきて、動画がカクカクしてしまう場面が多くて、今回の報告会では滑らかな動画を流したいと思っていたんですよね。
結果的には、すべての動画が音声・動画ともに滑らかに再生され、成功しました。
ただし、動画の容量が大きかった発表（すなわちパワポの容量が大きかったもの）は、画面に四角いブラックボックスが出現してしまいました。
ネット検索してみると、容量が大きすぎるとそのような症状が出ることがあるようでした。
大勢に影響はなかったのでよかったですが、今後の課題ですね。
慰労会
「感謝の会」一次会。
「懇親の会」二次会。
も行われました。（オンラインで）
一次会は zoomで、二次会はSpatial.Chatで行われました。
Spatial.Chatは8月の中間発表会の折にも使ったのですが、その時より機能的にもパワーアップしていたように感じました。大人数でやるなら、Spatial.Chatの方が、会場の中で、好きな仲間と集まれるので、使いやすいですね。（お互いの距離によって、音声の大きさが変わる。）
本来であれば、対面で行い浴びるほど酒を飲めたらよかったのです。それが大学院の醍醐味です。ただ、今回はそれができませんでした。
しかし、今与えられた環境の中で、最大限に素晴らしい会だったように思います。
私は発表もしていないのに、飲みすぎて二日酔いでしたし、きっと成功だったんだと思います。（私目線）
まとめ
オンラインの在り方
総合的に考えると、完全オンラインでの報告会はうまくいったと思います。
ただ、もし来年やるとしたら、対面とオンラインとのハイブリッドがいいなと感じています。
運営に関する反省の中でも、ハイブリッドを望む声は多かったです。
やはり、PCに向かって発表するのは、反応がなくて発表者はなかなか辛いですね。
発表は対面で行って、それをオンラインで配信する形が良いだろうと感じます。
12月の修論審査会は、その形で行ったのですが、接続等の問題で課題が残りました。
しかしその反省と、今回の実践を合わせれば、次はより良いオンラインでの会を作り上げられるように感じます。
オンラインのいいところは、開催地が遠くても参加できることです。
今後、コロナ禍を脱したとしても、大学院の報告会や学会のオンラインは続けて欲しいと切に願っています。（すなわちハイブリッドで）
個人的な反省
個人的な反省としては、２点あります。
１点目は、発表者（M２）に対して、事前に４度ほど運営についてのメールを行ったのですが、もっとうまく集約して、シンプルに行うべきでした。情報共有のために良かれと思ってやりましたが、ちょっと数が多くて、混乱させてしまったと反省しています。
２点目は、当日院生のグループLINEで細かい運営指示をしてしまったことですね。ここで私本来の細かさが出てしまったところが、ちょっと反省ですね。楽しくなっちゃって、静観できませんでした笑
最後に
来年度以降、どういう形でやられるにせよ、うまく引き継いで行けるといいなと思っています。
M1にとって、M2の発表に全力で耳を傾けることと同じように、こうして行事を主体的に作り上げる実践は大きな学びだと感じています。
上記の実践は、私が指示したものではなく、運営に携わった院生それぞれから出たアイデアであり、仕事でした。私はとりまとめて、発信しただけで、実際に滞りなくやり遂げたのは彼ら彼女らです。そのことがすごく嬉しく思います。
忘れてしまわないように、忘備録のようなブログでしたが、また役に立つ時も来るでしょう。
今日も最後まで読んでいただき、ありがとうございます。
コメント
Ushikoさん、運営本当にお疲れ様でした！とてもスムーズな発表会でした！
ありがとうございましたー！
またブログも楽しみにしてます！
一つ思ったんですが、
このブログって、いいねとかできないんですか？
ばっきー、ありがとう！！
私も運営しながら、色々楽しませてもらいました。
読んでくれてありがとう！
「いいね」機能、どうなんだろう。ちょっとできるか調べてみるね。